Überblick
El área de Administración agrupa todas las tareas operativas y financieras relacionadas con sus inmuebles en alquiler en un espacio de trabajo integrado. Por un lado, gestiona sus contratos de alquiler en el módulo «Inquilinos», mantiene actualizados todos los datos de personas y organizaciones en el módulo «Contactos» y elabora liquidaciones de gastos adicionales que cumplen con la normativa legal para sus inmuebles. Por otro lado, gestiona las transacciones bancarias, supervisa tus ingresos por alquileres y otras fuentes, y mantiene un control sobre todos los gastos relacionados con los inmuebles. Los resúmenes, los filtros y los flujos de trabajo integrados garantizan que los datos maestros, los pagos y los gastos de funcionamiento encajen a la perfección.
Inquilinos: todas las relaciones de alquiler a la vista
En la sección «Inquilinos» podrá gestionar todos los contratos de alquiler de sus viviendas, desde la primera mudanza hasta la finalización del contrato. El encabezado muestra de un vistazo el número total de contratos de alquiler, así como los que están activos, los rescindidos o aquellos cuyos inquilinos ya se han mudado. Mediante los filtros de estado, puede limitar la lista a los contratos que le interesen, por ejemplo, solo a los contratos actualmente en vigor o a los que han finalizado recientemente.
La tabla resume toda la información importante de cada unidad: nombres de los inquilinos, código interno de la unidad, estado actual, alquiler mensual (gastos incluidos), fecha de inicio y fin del alquiler, así como la fecha de vencimiento acordada para el pago. Al hacer clic en la entrada se abre la vista detallada, en la que puede ajustar el alquiler y los gastos adicionales, modificar las fechas de vencimiento, añadir o eliminar inquilinos y vincular los documentos o liquidaciones de gastos correspondientes. De este modo se crea un historial completo de cada contrato de alquiler, que podrá utilizar para evaluaciones, justificantes y aclaraciones posteriores.
Los nuevos contratos de alquiler se crean directamente desde el resumen. Seleccione el inmueble y la unidad, asigne uno o varios contactos como inquilinos, defina la fecha de inicio del alquiler y, si procede, la de finalización, e introduzca el alquiler acordado, incluidos los gastos adicionales, así como la fecha de vencimiento. Los datos opcionales, como el importe de la fianza, el estado de pago y las notas internas, ayudan a documentar con claridad los acuerdos individuales. Tras guardar los datos, el contrato de alquiler aparece automáticamente en el resumen con el estado «Activo» a partir de la fecha de inicio y se incluye en los paneles de control, los resúmenes de ingresos y los cálculos de flujo de caja.
Cuando un inquilino se marcha, debe registrar la fecha de rescisión y la fecha de salida, y cambiar el estado de «Activo» primero a «Rescindido» y, a continuación, a «Se ha marchado». El contrato de alquiler se mantiene en el sistema para evaluaciones y justificantes, pero ya no se contabiliza como contrato activo en las evaluaciones en curso. Estos cambios de estado claros garantizan que sus cifras de inventario reflejen correctamente la ocupación real.
Contactos: libreta de direcciones centralizada para su cartera de clientes
La sección «Contactos» sirve como agenda central para todas las personas y organizaciones con las que colabora: inquilinos, proveedores de servicios, bancos, organismos públicos y otros socios. Las cifras que aparecen en el encabezado indican el número total de contactos, cuántos de ellos son inquilinos y cuántos se consideran activos actualmente. Mediante los filtros de tipo y estado, puede centrarse específicamente en determinados grupos, como por ejemplo, solo inquilinos o solo proveedores de servicios activos.
En la lista de contactos podrá ver los datos básicos más importantes de un solo vistazo: nombre, tipo de contacto, dirección de correo electrónico, número de teléfono, localidad y estado. Mediante los iconos de acción, puede abrir o editar un contacto con un solo clic. La función de búsqueda le ayuda a localizar rápidamente los contactos por nombre, correo electrónico, número de teléfono o localidad, incluso en bases de datos de gran tamaño.
La creación de un nuevo contacto se realiza en unos pocos pasos. Seleccione el tipo de contacto (inquilino, proveedor de servicios, banco, organismo público u otros), introduzca los datos generales de contacto y, si es necesario, añada notas, números de referencia o de cliente, así como datos bancarios. Los contactos existentes se pueden actualizar en cualquier momento. En lugar de eliminar contactos, puede establecer el estado en «Inactivo» para conservar los vínculos históricos con contratos de alquiler, pagos o documentos.
No es necesario transferir manualmente los contactos existentes de otros sistemas. El asistente de importación admite cuatro fuentes: Contactos de Apple (exportación VCF desde iOS o macOS), Contactos de Google (exportación CSV desde Google), archivos CSV generales con cualquier estructura de columnas y archivos vCard individuales (VCF). Tras cargar el archivo, el sistema muestra una vista previa de los campos reconocidos. Las columnas que no se puedan asignar de forma inequívoca se pueden asignar manualmente en un paso de mapeo. Los contactos ya existentes se reconocen por su dirección de correo electrónico o su nombre y no se vuelven a crear, de modo que ningún contacto aparece por duplicado en el sistema.
Los contactos están estrechamente vinculados con los demás módulos del área de administración. En el módulo «Inquilinos», se asigna uno o varios contactos de inquilino a cada contrato de alquiler. En las liquidaciones de gastos adicionales se utilizan las direcciones de los inquilinos y los proveedores de servicios para realizar las liquidaciones. En los procesos de pago y de gestión de documentos, se selecciona el contacto adecuado como pagador, destinatario o referencia. De este modo, se evita la duplicación de datos y se garantiza la coherencia de los datos maestros en todo el sistema.
Liquidación de gastos adicionales: liquidar los gastos de comunidad de forma conforme a la ley
En el módulo «Liquidaciones de gastos comunes», podrá crear y gestionar las liquidaciones de gastos comunes de sus inmuebles de conformidad con el Reglamento alemán sobre gastos comunes (BetrKV). El resumen muestra el número total de liquidaciones y cuántas se encuentran en estado de «Borrador», «Finalizado» o «Enviado». Mediante los filtros de estado, podrá centrarse en las liquidaciones en preparación, en las listas para su envío o en los documentos ya enviados.
Al crear una nueva liquidación, seleccione el inmueble y el periodo de liquidación, defina las clases de gastos según el Reglamento sobre gastos de comunidad (por ejemplo, calefacción, agua, recogida de basuras, impuesto sobre bienes inmuebles) y registre los costes totales por clase de gasto. A continuación, establezca las claves de reparto, como los metros cuadrados, el número de personas o los valores de consumo, y asigne todas las unidades y los inquilinos pertenecientes al inmueble. El sistema calcula automáticamente la cuota de cada inquilino y muestra una vista previa de cada liquidación individual, que puede ajustar si es necesario.
Una vez comprobados todos los valores, marque la liquidación como «Finalizada» y utilice la función «Enviar» para enviar la documentación a los inquilinos, ya sea de forma agrupada o por unidad. El sistema genera documentos PDF, los guarda en el área de documentos y establece el estado en «Enviado», incluyendo la fecha de envío. Desde allí, puede exportar liquidaciones individuales o documentos completos y utilizarlos para su archivo o para comunicarse con asesores fiscales y propietarios.
Las liquidaciones de gastos adicionales están estrechamente vinculadas a las secciones de «Inquilinos» y «Contactos». Los inquilinos del módulo «Inquilinos» se sugieren automáticamente para el inmueble seleccionado. A partir de los pagos atrasados o los saldos a favor, puede generar directamente entradas de pago y comprobar si se han liquidado los importes pendientes.
Transacciones: asignar todos los pagos a los objetos correctos
En el módulo «Transacciones» podrá gestionar todos los pagos entrantes y salientes relacionados con su cartera inmobiliaria. Puede importar los movimientos bancarios desde su banca online mediante un archivo CSV o Excel, o bien crearlos manualmente si lo necesita. Cada transacción se puede clasificar como ingreso o gasto y asignarse directamente a inquilinos, inmuebles y categorías.
Durante la importación CSV se activa una detección automática de duplicados: las transacciones ya importadas se identifican en función de la fecha de contabilización, el importe y la cuenta de contrapartida, y se omiten automáticamente. Tras la importación, recibirá un resumen con el número de registros añadidos y el número de duplicados que se han ignorado. Si por error se importa por segunda vez el mismo archivo de exportación del banco, no se crearán entradas duplicadas: su lista de transacciones permanecerá limpia.
El resumen de transacciones ofrece potentes filtros por periodo, estado y tipo. De este modo, puede limitar la lista a transacciones sin asignar, propuestas del sistema, asientos ya asignados o entradas ignoradas. Las funciones de sugerencia le ayudan a contabilizar los pagos recurrentes de forma uniforme y correcta. Una vez asignadas las transacciones, se incorporan automáticamente a los resúmenes de ingresos y gastos.
Ingresos: todos los ingresos por alquileres y otros ingresos
El resumen de ingresos muestra todos los ingresos relevantes para el cobro relacionados con sus inmuebles en una vista filtrada y específica para cada inmueble. Puede filtrar la vista por periodo, inmueble, tipo de ingreso (por ejemplo, alquiler, fianza, pago anticipado de gastos comunitarios o subvención) y estado de pago. De este modo, podrá ver en todo momento cuántos ingresos se esperan, cuántos ya se han recibido y cuántos están pendientes en un periodo determinado.
Además de la lista de los distintos asientos de ingresos, la cabecera muestra los indicadores clave: ingresos previstos, ingresos recibidos, importe pendiente y porcentaje de cobro. Se presta especial atención a los pagos atrasados: para cada contrato de alquiler afectado, se puede ver qué inquilino está en mora, por qué inmueble, cuántos días lleva de retraso y de qué importe se trata.
Como administrador de varios inmuebles, puede limitar la vista de ingresos a una sola propiedad, establecer el periodo y imprimir el resumen filtrado como un informe en PDF. El informe muestra exclusivamente los datos del inmueble seleccionado, por lo que resulta ideal para informes de propietarios específicos de cada inmueble. Puede enviar el informe final directamente desde el sistema por correo electrónico a propietarios, inquilinos, asesores fiscales u otros destinatarios, sin necesidad de recurrir a programas externos.
Gastos: todos los costes relacionados con los inmuebles bajo control
En el módulo «Gastos» podrá registrar y analizar todos los costes relacionados con sus inmuebles. En la parte superior de la pantalla podrá ver el total de gastos correspondientes al periodo seleccionado, así como el desglose entre gastos repercutibles y no repercutibles. De este modo, podrá identificar de inmediato qué gastos podrán repercutirse posteriormente a los inquilinos a través de las liquidaciones de gastos comunes y cuáles correrán a su cargo.
Los nuevos gastos se pueden registrar de tres maneras: manualmente a través de un formulario, a partir de transacciones importadas o mediante el análisis de documentos con IA. Al subir un documento, se carga una foto o un archivo de imagen de una factura. La IA lee automáticamente el importe, la fecha, el emisor y el concepto, y sugiere la categoría de gasto adecuada, así como el objeto correspondiente. Usted revisa los valores detectados, los corrige si es necesario y guarda la entrada con un solo clic, sin necesidad de teclear nada manualmente.
Antes de guardar un nuevo comprobante, el sistema comprueba automáticamente si hay duplicados: el importe, la fecha, la categoría y el objeto se comparan con los registros ya existentes. Si se detecta un posible duplicado, recibirá un aviso y podrá decidir si se trata de un registro duplicado real o de un gasto similar, pero independiente. De este modo, su lista de gastos se mantiene siempre ordenada.
El resumen se puede filtrar por periodo, inmueble, categoría de gastos y posibilidad de repercutir los gastos. Como administrador, puede limitar la vista a un solo inmueble e imprimir la lista de gastos filtrada como informe en formato PDF. Puede enviar el informe directamente por correo electrónico a los propietarios, al asesor fiscal o a otros destinatarios. La amplia lista de categorías abarca los gastos típicos de funcionamiento y mantenimiento, seguros, impuestos, gastos de financiación y gastos de administración.
Un centro de gestión integrado para el día a día
En conjunto, los inquilinos, los datos de contacto, las liquidaciones de gastos, las transacciones, los ingresos y los gastos constituyen el núcleo operativo y financiero de SmartLandlord. Podrás registrar todos los contratos de alquiler, mantener actualizados los datos de contacto, elaborar liquidaciones anuales de gastos de comunidad y controlar en todo momento tu flujo de caja global, todo ello en un flujo de trabajo continuo y sin interrupciones.